Pensemos en la frecuencia con la que nos comunicamos con otras personas durante el día.
Escribimos correos electrónicos, facilitamos reuniones, participamos en tele o videoconferencias, creamos informes, diseñamos presentaciones, debatimos con nuestros colegas, y muchas otras, por lo que podemos decir que pasamos casi todo el día comunicándonos.
Entonces…
¿Cómo podemos proporcionar impulso a nuestra productividad diaria?
Bien, en función de lo que hacemos, durante el día, la respuesta es que debemos asegurarnos de comunicarnos de la manera más clara y efectiva posible.
Es por esto que necesitamos prestar atención a las 9 C de la Comunicación.
Las 9 C brindan una lista de verificación para asegurar que nuestras reuniones, correos electrónicos, conferencias telefónicas, informes y presentaciones estén bien construidos y sean claros, para que nuestra audiencia capte bien el mensaje.
De acuerdo con las 9 C, la comunicación debe ser:
1. Clara
2. Concisa
3. Concreta
4. Correcta
5. Coherente
6. Completa
7. Cortés
8. Creíble
9. Creativa
Vamos entonces a analizar cada una de las 9 C para usarlas como herramienta de control previa a nuestra comunicación con otros.
1. Clara
Cuando escribamos o hablemos con alguien, seamos claros acerca de nuestro objetivo o mensaje.
Preguntémonos ¿Cuál es el propósito de comunicarnos con esta persona? Si no estamos seguros, nuestro interlocutor tampoco lo estará.
Para ser claro, tratemos de minimizar la cantidad de ideas en cada oración. Debemos asegurarnos que sea fácil para nuestro lector u oyente entender su significado.
Pensemos que la gente no debería tener que "leer entre líneas" para entender lo que estamos tratando de decir.
Y tratemos que el lector u oyente tenga toda la información que necesita para actuar.
2. Concisa
Cuando somos concisos en nuestra comunicación, nos apegamos al punto que nos interesa transmitir y lo mantenemos breve.
Nuestra audiencia no quiere leer seis oraciones cuando en realidad podría hacerlo en tres, así que analicemos si hay adjetivos o "palabras de relleno" que podamos eliminar.
A menudo podemos eliminar palabras o frases como "por ejemplo", "ya ves", "definitivamente", "más o menos", "literalmente", "básicamente" o "quiero decir", entre otras.
Veamos si hay oraciones innecesarias o si hemos repetido el punto que queremos transmitir varias veces, de diferentes maneras.
3. Concreta
Cuando nuestro mensaje es concreto, nuestra audiencia tiene una idea clara de lo que les estamos diciendo.
Hay detalles suficientes (pero no demasiados), hechos vívidos, y, especialmente, hay foco en un punto específico.
Un buen mensaje concreto debe tener pasión, detalles vívidos, algo que genere emoción, y mostrarle a la audiencia por qué debería importarles.
4. Correcta
Cuando nuestra comunicación es correcta, se ajusta a las necesidades de nuestra audiencia, y es también, y por sobre todo, una comunicación sin errores.
Pensemos si los términos técnicos que usamos en nuestra comunicación se ajustan al nivel de educación y conocimiento de los que la recibirán.
Revisemos lo escrito en busca de errores gramaticales ya que, por experiencia, los correctores ortográficos no detectarán todo.
Revisemos también si todos los nombres y títulos, sean del tema, o de la audiencia, están escritos correctamente.
5. Coherente
Cuando nuestra comunicación es coherente, es, por demás, lógica.
Todos los puntos están conectados con el tema principal, y el tono y flujo del texto son consistentes.
En el caso del correo electrónico, cada uno debe tener un solo tema principal de manera de poder hacer seguimiento posterior y tratarlo como tema independiente.
6. Completa
En un mensaje completo, la audiencia tiene todo lo necesario para estar informado y, de ser el caso, actuar.
Nuestro mensaje debe tener un "llamado a la acción", para que nuestra audiencia sepa claramente lo que queremos que haga o responda.
Revisemos si hemos incluido toda la información relevante: nombres de contacto, fechas, horas, ubicaciones, etc.
7. Cortés
La comunicación cortés es amistosa, abierta y honesta.
No hay insultos ocultos ni tonos pasivo-agresivos, que son los que siguen un patrón que consiste en expresar sentimientos negativos de forma indirecta en lugar de abordarlos abiertamente.
Siempre debemos tener en cuenta el punto de vista de nuestro lector u oyente y ser empático con sus necesidades.
Pongámonos en el lugar del receptor y pensemos si nuestro mensaje no crea malos sentimientos, o puede generar una baja en la productividad y la moral.
La cortesía, incluso en situaciones difíciles, puede ser muy útil.
8. Creíble
Nuestro mensaje habla de nosotros por lo que debemos mejorar o resaltar nuestra credibilidad con el.
Esto es especialmente importante cuando nos comunicamos con una audiencia que no sabe mucho de nosotros.
Hablemos o escribamos agregando detalles sobre hechos comprobables cuando nos sea posible
9. Creativa
Nuestro mensaje debe comunicarse de manera creativa, porque esto crea impacto y ayuda a mantener a nuestra audiencia interesada y comprometida.
Usemos imágenes, disparadores emocionales (palabras motivantes), y todo lo que se nos ocurra que pueda provocar sensaciones en nuestra audiencia.
Algunas claves
Dado que la mayoría de nosotros nos comunicamos todos los días, cuanto mejor lo hagamos, más credibilidad tendremos con nuestros clientes, nuestros jefes y nuestros colegas.
Utilicemos las 9 C de la comunicación como una lista de verificación cada vez que nos comuniquemos.
Al hacer esto, nos mantendremos claros, concisos, concretos, correctos, coherentes, completos, corteses, creíbles y creativos.
Si sientes que no vas a poder con esto solo, estamos para ayudarte, y darte coaching o capacitación, para que llegues a ser un excelente comunicador. ¿Hablamos?