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Optimizando el Espacio Laboral: Claves para la Eficiencia y la Calidad

Actualizado: 29 feb


espacio de trabajo, oficinas, remodelación

Cuando entra alguien nuevo a una organización en un puesto encumbrado, muchas veces debuta con medidas revolucionarias.


En algunos casos, estas medidas tienen que ver con la configuración física de espacios, guiados muy frecuentemente por las modas vigentes en el tema.


Por ejemplo, abolir las oficinas privadas y los escritorios asignados, que nadie tenga un lugar permanente, que los empleados guarden sus pertenencias en armarios y su material de trabajo en cajoneras rodantes, moviéndose según el proyecto en el que les toque trabajar.


Algunos van más allá incorporando barras para tomar café y salones con sillones circulares, fomentando la interacción y promoviendo lugares para charlar, distraerse o jugar.


El diseño del espacio físico transmite mensajes sobre estatus, formas de interactuar y maneras de realizar el trabajo.


Pero esto solo refleja la visión del líder si es gestionado conscientemente; de lo contrario, solo muestra las preferencias de los arquitectos de turno.


En los diseños actuales, la tendencia apunta al "estilo cueva y campo", donde los que necesitan aislamiento tienen pequeñas oficinas privadas que se abren a salas comunes para promover la conversación informal o reuniones generales, permitiendo que los ocupados en sus oficinas puedan seguir la discusión.


El problema aquí es que, de querer hacer cosas así, la mayoría de los edificios no se adaptan bien a las necesidades cambiantes de las personas y las organizaciones.


Aunque no siempre tenemos control sobre el espacio que ocupamos, influir en el diseño de nuestro entorno laboral puede facilitar comportamientos alineados con la cultura deseada.


Este es un desafío que vale la pena abordar.


Ahora, ¿cómo podemos aplicar estos principios en el contexto de la calidad y la eficiencia en nuestro entorno laboral?


Bien, he aquí algunas ideas:


Flexibilidad en el Espacio de Trabajo

Considera adoptar un enfoque donde los empleados tienen la libertad de moverse según las necesidades del proyecto.

Esto fomenta la colaboración y la adaptabilidad, aspectos clave en la gestión de la calidad.


Espacios de Interacción Informal

Crea áreas designadas para la interacción informal, como las barras de café y los salones con sillones.


Estos espacios promueven el intercambio de ideas y fortalecen los lazos entre los miembros del equipo, lo que puede mejorar la comunicación y la resolución de problemas.



Diseño Centrado en las Necesidades del Equipo

Al diseñar el espacio de trabajo, ten en cuenta las necesidades específicas de tu equipo.


Si algunos miembros requieren aislamiento para concentrarse, asegúrate de proporcionarles áreas privadas donde puedan trabajar sin interrupciones.


Adaptación Continua

Mantén una mentalidad de mejora continua en el diseño del espacio de trabajo.


Observa cómo se utilizan los diferentes espacios y recopila comentarios del equipo para identificar áreas de mejora.


Cultura y Valores Reflejados en el Entorno

Utiliza el diseño del espacio de trabajo para reflejar y reforzar los valores y la cultura de tu organización.


Por ejemplo, si la colaboración y la transparencia son importantes, crea espacios abiertos que fomenten la comunicación y la colaboración entre los equipos.


Conclusión

Al aplicar estos consejos, no solo mejorarás la eficiencia y la calidad en tu entorno laboral, sino que también crearás un ambiente de trabajo más colaborativo, creativo y satisfactorio para todos los empleados.


Y no olvides que, un buen sistema de gestión de la calidad (SGC) también puede ayudarte a descubrir cuáles son los espacios que no funcionan de acuerdo a las características del trabajo a realizar, a partir de las no conformidades.


Preguntas

  • ¿La disposición del espacio de trabajo refleja los valores y la cultura de la organización?

  • ¿Se fomenta la interacción y colaboración entre los empleados a través del diseño del espacio físico?

  • ¿El diseño del espacio de trabajo promueve la concentración y el enfoque en la calidad de las tareas realizadas?

  • ¿Se han realizado ajustes o mejoras en el diseño del espacio laboral para alinearlos con los estándares de calidad de la organización?

  • ¿El liderazgo y la dirección de la empresa muestran un compromiso activo con la mejora continua del ambiente de trabajo para impulsar la calidad?


Si una o más respuestas fueron negativas, hay mucho para hacer y somos los adecuados para ayudarte a hacerlo.

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