En un artículo anterior, habíamos definido SAPHIR como el set de mejores prácticas para llevar a cabo una gestión de cambios eficiente, a saber:
Sentar las bases
Aprender lo que necesitamos saber
Planificar el proceso de cambio
Hacer que el cambio funcione
Internalizar el cambio en la organización una vez implementado
Revisar los resultados del cambio
En el mencionado artículo, habíamos visto la primera etapa, así que ahora examinaremos cómo sigue la historia para tener éxito en la implementación de un cambio de magnitud.
2. Aprender lo que necesitamos saber
Cuando un cambio sustancial va a ser implementado en una organización, muchas cosas pasan, y debemos estar alerta para cubrir las consecuencias.
La idea es adelantarse a lo que va a ocurrir realmente y tratar de determinar cuál será el impacto.
Un punto importante tiene que ver con el capital humano, porque si debemos reducir personal, debiéramos prever algún tipo de outplacement, para que el impacto para esas personas sea el menor posible.
También debemos pensar en los cambios de tareas y roles que debemos hacer para ir informando a los involucrados en forma adelantada, y no olvidar que, aún los no impactados, al ver el movimiento que genera el cambio, se pueden sentir amenazados y deberemos despejar sus preocupaciones, para que no se transformen en palos en la rueda.
Un punto no menor es ver si las personas involucradas en tareas relacionadas con el cambio, tienen las habilidades requeridas para implementar y adoptar lo nuevo, y prever las acciones necesarias.
Todo esto implica un liderazgo acorde, por lo que debemos verificar la confianza de las personas en sus respectivos líderes, y quizás debamos recurrir a coaches o, a esos referentes o líderes informales que pueden ayudar a abogar por el cambio.
Y, por supuesto, es imprescindible subir al barco a todos los partidarios del cambio que queremos implementar, porque necesitaremos toda la ayuda posible, así que debemos definir cómo aprovechar su apoyo.
3. Planificar el proceso de cambio
En esta etapa nos toca armar y formalizar el plan y lo primero a definir es cuándo y cómo se introducirá y reforzará el cambio, los pasos a seguir y los hitos que podemos definir.
Como vimos en la primera fase, los riesgos, trabas u obstáculos, deben tomarse en cuenta, ya sea para minimizarlos, eliminarlos o tener acciones de contingencia, todas tareas que deben ser parte del plan.
En el tema de la comunicación, deberemos planificar aquellas necesarias, tanto para el público en general, interno y/o externo, como para los involucrados o interesados.
Debemos hacerlo tanto en su forma, como en el medio por el cual las vayamos a hacer, definiendo incluso quien debiera ser el o los comunicadores en cada caso.
Se requiere mantener un flujo de información frecuente, oportuna y clara para todos los interesados, pero también solicitar y analizar la retroalimentación, que puede venir en forma de quejas, ideas o inquietudes.
Nuestro plan debe contemplar cómo y cuándo involucrar a las personas afectadas por el cambio, aprovechando sus conocimientos y tratando de empoderarlos.
Otro tema crucial, es organizar que las personas reciban entrenamiento y apoyo durante el cambio y definir, gestionar y/o contratar la capacitación necesaria.
El mejor plan que podamos hacer no nos va a asegurar el éxito, pero nos aleja bastante del fracaso, así que a trabajar fuerte en esta etapa.
Continuará…