Dato, información, conocimiento… ¿Dónde está parada tu organización?

La mayoría de nosotros necesitamos conocimientos de alguna forma para hacer bien nuestro trabajo.

Quizás necesitemos comprender cómo está diseñada la base de datos de clientes para poder extraer un informe en particular.

Tal vez necesitemos conocer la mejor manera de presentar información para lograr que la dirección apruebe un caso comercial, o tal vez, incluso, necesitamos saber cómo prefiere nuestro jefe recibir las malas noticias en los indicadores, para que podamos transmitirlas de la manera más sencilla posible.

Todas estas cosas requieren conocimientos específicos y no importa cuál sea nuestro trabajo, necesitamos este conocimiento si vamos a hacerlo bien.

Si bien esto parece obvio, se sorprenderían al saber cuántas organizaciones no manejan el conocimiento sino datos o, a lo sumo, información, y la idea hoy. es que puedas definir en qué nivel está la que te emplea.

Cuando tienes una pregunta, ¿te resulta fácil encontrar una respuesta o tienes que buscar durante horas o días para hallar lo que necesitas saber?

Si la respuesta es la segunda, es por esto que la gestión del conocimiento es tan importante.

Esta gestión es la práctica de organizar, almacenar y compartir información vital, de modo que todos puedan beneficiarse de su uso.

Pero ¿A qué llamamos conocimiento?

Palabras como "datos", "información" y "conocimiento" a menudo se usan indistintamente, pero hay diferencias más que importantes.

Un dato es una representación simbólica (numérica, alfabética, algorítmica, espacial, etc.) de un atributo o variable cuantitativa o cualitativa que describe un hecho empírico, suceso o entidad.

Los datos aisladamente no contienen información humanamente relevante, y solo cuando un conjunto de datos se examina conjuntamente a la luz de un enfoque, hipótesis o teoría se puede apreciar la información contenida en ellos.

Como información denominamos al conjunto de datos, ya procesados y ordenados para su comprensión, que aportan nuevos conocimientos a un individuo o sistema sobre un asunto, materia, fenómeno o ente determinado.

La palabra, como tal, proviene del latín informatĭo, informatiōnis, que significa ‘acción y efecto de informar’.

Por ejemplo, “Rojo” o “20000” son datos, ahora si digo que “rojo es el color del producto más vendido de nuestra empresa” o “vendimos 20000 productos XX la semana pasada” esos datos en un contexto determinado y combinados con otros datos se han transformado en información.

La importancia de la información radica en que, con base en esta, podemos solucionar problemas, tomar decisiones o determinar cuál alternativa, de un conjunto de ellas, es la que mejor se adapta a nuestras necesidades.

El aprovechamiento que hagamos de la información, en este sentido, es la base racional del conocimiento.

El conocimiento a su vez, se refiere al conjunto de experiencias, sensaciones y reflexiones que conllevan al razonamiento y el aprendizaje, teniendo como base un proceso cognitivo que se desarrolla a medida que obtenemos mayor información, bien sea anterior o no de la experiencia.

Dicho de otro modo, es bueno tener información, pero inútil si no sabemos que hacer con ella.

Bien, el tema es que hay muchas organizaciones plagadas de datos, pero con poca información, o no toda la que podrían tener si organizaran los datos bajo algún concepto o foco.

Hay otro tanto, que tiene mucha información, elaborada en reportes de distinto nivel, pero que no es usada para tomar decisiones o plantear soluciones que es lo que hace el tener el conocimiento, es decir, nuevamente, no basta la información sino saber qué hacer con ella.

Siguiendo con nuestro ejemplo anterior, el tener conocimiento, nos permitiría saber que hay un cambio de tendencia en los consumidores porque nuestros colores más vendidos fueron siempre azul y verde, o que la última vez que vendimos 20000 unidades del producto XX en una semana, tuvimos un quiebre de stock.

Para ser honesto, debo decir que todavía hay una instancia superior al conocimiento que es la sabiduría, una cualidad atribuida a quien posee una gran cantidad de conocimientos y se distingue por usarlos con prudencia y sensatez.

La sabiduría se desarrolla con el tiempo, a partir de las experiencias propias y ajenas, y de la observación y la reflexión sobre la vida y los eventos por los que pasa la organización.

Volviendo al tema de niveles y la manera de llegar al menos al conocimiento, es, en un primer estadío, cosechar y guardar todos los datos posibles sobre la operación, el mercado donde actúa la organización, las reglas de negocio, las restricciones del entorno, y los eventos del exterior que estén o puedan estar relacionados.

El segundo estadío es generar con esos datos información relevante que permita tomar decisiones, es decir, elaborar conjuntos de datos con sentido y propósito para ser usados.

El tercer estadío, utilizar la información para la toma de decisiones haciendo valer la experiencia acumulada en la materia.

Si pudiste responder a la pregunta de dónde se encuentra tu organización y no es en el tercer estadio, ya tienes entonces trabajo para hacer…

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