Es urgente, pero... ¿es realmente importante?
Todos los que tuvimos que gestionar un proyecto hemos estado en situaciones como esta: la finalización del proyecto estaba prevista para hoy y solo hemos terminado un 70%.
Tenemos los nervios de punta, nuestra ansiedad está en su máximo, no podemos concentrarnos, todo es una distracción y, finalmente, ¡explotamos!
El tiempo es uno de los factores más frecuentes de presión y estrés en el lugar de trabajo, y ocurre como resultado de tener demasiado que hacer en muy poco tiempo.
Con este tipo de presión, demasiado común en cualquier situación laboral, la gestión eficaz del tiempo es una necesidad absoluta.
Aún usando un planificador diario y una lista de tareas para administrar nuestro tiempo,
si bien son herramientas útiles, no nos permiten distinguir entre lo que es importante y lo que es urgente, y casi siempre, esto último se cuela permanentemente en nuestros planes.
Administrar el tiempo de manera efectiva y lograr las cosas que deseamos lograr, significa ser eficientes dedicando nuestro tiempo a las cosas que son importantes y no solo aquellas urgentes.
Para hacer esto, y para minimizar el estrés de tener plazos muy ajustados todo el tiempo, debemos tener en claro que:
Las actividades importantes tienen un resultado que conduce al logro de nuestros objetivos
Las actividades urgentes requieren atención inmediata, pero generalmente están asociadas con el logro de los objetivos de otra persona, o con un problema o situación incómoda que debe resolverse
Dado que las consecuencias de no tratar con ellas son inmediatas, casi siempre concentramos nuestra atención en esas actividades urgentes.
Gracias a Dios, existe una conocida y útil herramienta para ordenarnos que es la “Matriz Urgente/Importante”.
Esta matriz es una forma poderosa de pensar sobre las prioridades.
Usarla nos ayuda a superar la tendencia natural a concentrarnos en actividades urgentes, de modo que podamos tener tiempo suficiente para dedicarnos a lo que es realmente importante.
Esta es la forma en que se pasa de ser un bombero tiempo completo a una posición más analítica, estratégica y sobre todo eficiente.
Para hacer uso de esta herramienta, hay que seguir los siguientes pasos:
Enumeremos todas las actividades y proyectos que creemos que tenemos que hacer, incluyendo todo aquello que nos lleve tiempo, aunque consideremos que no sea mucho (se sorprenderán al ver cuánto tiempo nos ocupa eso que no lleva tiempo)
Asignemos importancia a cada una de las actividades con alguna escala, por ejemplo, una del 1 al 10. Esta es una medida de la importancia de la actividad para ayudarnos a alcanzar nuestras metas y objetivos. No pensemos en la urgencia por ahora.
Ahora sí, evaluemos la urgencia de cada actividad y también usemos la misma escala
Para terminar, armemos la matriz de la siguiente manera:
En el cuadrante inferior izquierdo van todas las tareas que tengan hasta 5 de valor tanto en importancia como en urgencia (Distracciones – Ignorar salvo que no tengamos nada que hacer)
En el cuadrante superior izquierdo irán las que tengan urgencia hasta un valor de 5 y de importancia mayor que ese valor (Objetivos importantes - Planificar)
En el cuadrante inferior derecho irán todas las actividades con un valor de urgencia mayor a 5 y una importancia de hasta 5 (Interrupciones - Delegar)
En el cuadrante superior derecho irán aquellas que tengan valores de importancia y urgencia mayores que 5 (Actividades críticas – Tomar acción ya)
Visualmente tendremos un buen mapa de donde poner foco primero y nuestra salud mental mejorará ostensiblemente.