Todos tenemos problemas en nuestras organizaciones y algunos son muy obvios, sin embargo, otros no se identifican tan fácilmente.
Como parte de un proceso efectivo de resolución de problemas, debemos buscarlos activamente, incluso cuando las cosas parecen estar funcionando bien.
La resolución proactiva de problemas nos ayuda a evitar emergencias y nos permite estar tranquilos y en control cuando estos surgen.
Existen algunas técnicas que pueden ayudarnos a hacer esto de manera más profesional, o al menos, más pautada:
El análisis PEST (Político, Económico, Social y Tecnológico)
Es una herramienta simple y ampliamente utilizada, complementaria al análisis FODA y con una visión más macro, que nos ayuda a analizar los cambios en nuestro entorno organizacional y comprender las fuerzas en el panorama general a las que estamos expuestos.
Podemos así aprovechar las oportunidades que se presentan y detectar los cambios a los que debemos prestar atención.
Asegurémonos también de estar observando los cambios en las necesidades de los clientes, la dinámica del mercado, y de estar monitoreando las tendencias que son relevantes para nuestra industria.
El análisis de riesgo
El riesgo se compone de dos partes: la probabilidad de que algo salga mal y las consecuencias negativas si lo hace, sin embargo, a veces puede ser difícil de detectar o imaginar, y mucho menos estar preparados y administrarlo.
Esto hace que el análisis de riesgos sea una herramienta esencial para ayudarnos a identificar y comprender lo que podríamos enfrentar, y a administrar estos riesgos minimizando su impacto en los planes.
El Análisis de modos y efectos de falla (FMEA por sus siglas en inglés)
Cuando las cosas van mal, es muy fácil decir: "Deberíamos haber sabido que sucedería".
Pero, con un poco de previsión, tal vez, los problemas podrían haberse evitado si solo alguien hubiera preguntado antes de comenzar... "¿Qué podría salir mal?"
Al observar tempranamente todas las cosas que podrían salir mal desde la etapa de diseño, podemos adelantarnos y resolver o prevenir de manera económica, los problemas que de otro modo requerirían un gran esfuerzo y gastos para corregirlos más adelante.
La técnica FMEA nos proporciona un enfoque útil para revisar los procesos o sistemas existentes, de modo que los problemas en estos puedan identificarse y eliminarse previamente.
Lecciones aprendidas (After Action Reviews)
Una revisión típica de un proyecto o una acción, se realiza "post-mortem", es decir, hacemos una autopsia después del hecho y más allá de cualquier oportunidad de cambiar el resultado.
A partir de ahí, decidimos qué procesos mantener y qué haremos de manera diferente la próxima vez.
Eso puede ayudar al próximo proyecto, pero es demasiado tarde para el que acaba de terminar, porque podemos haber utilizado demasiado tiempo y recursos que podríamos haber evitado si hubiéramos efectuado revisiones constantes durante el camino.
Es indispensable poder capturar las lecciones aprendidas después de cada hito para mejorar el rendimiento de inmediato y no esperar a que se acumulen fallos hasta el final.
Conclusión
Cada uno de estos puntos o técnicas tiene pasos bien definidos que, necesariamente por su extensión, trataremos en otras entregas, pero al menos, ya planteamos la idea de que, aún en el mejor de los escenarios, no es bueno quedarse esperando a que las cosas sucedan y nos sorprendan.