Es sabido que el cambio de alcance no controlado o “Scope Creep” como lo llaman en el PMI, afecta al 83% de los proyectos según varias estadísticas mundiales y es el chivo expiatorio de la mayoría de nuestros problemas con los proyectos.

Analizando un poco, podemos decir que hay dos tipos de cambios en el alcance sin control de un proyecto; aquellos que son legítimos, y aquellos que son ilegítimos.

Cada uno tiene su propio impacto, causas, síntomas de detección temprana y soluciones.

Quizás, lo único claro a decir es que el cambio de alcance ilegítimo o corrupción del alcance, debe detenerse, y que el cambio del alcance legítimo o ajuste necesario, debe manejarse con eficacia, de lo contrario, ambos harán que el proyecto vaya camino al desastre.

Y esto no es solo para las metodologías predictivas.

Las ágiles también son afectadas, aunque en mucha menor medida porque la detección es temprana por la menor duración de los periodos constructivos y por el contraste cercano por revisión contra la necesidad del cliente, al final de cada periodo.

¿Cómo identificamos de qué tipo se trata el cambio de alcance?

Bien, dado que los escenarios cambiantes son la regla en la mayoría de los entornos de proyectos, los objetivos de estos deben estar ajustándose constantemente para llegar a buen puerto, es decir, a la satisfacción del cliente o usuario final.

De nada vale respetar a ultranza un alcance que no coincida con las necesidades cambiantes reales de los beneficiarios del proyecto.

Esto es tan malo como dejar que el alcance se corrompa con cambios ilegítimos y lo único que tendremos a favor es un acta de proyecto en metodologías predictivas o una lista de producto en metodologías ágiles, con definiciones puntuales, firmada por los interesados que podemos refregarles por el rostro y sacarnos la culpa.

Por supuesto, algo totalmente inútil si entendemos cuál es nuestra labor en un proyecto.

Conozco a muchos gerentes de proyecto que hacen un culto de la defensa del acta de acuerdo y el alcance fijo.

Siempre los asemejo a esos abogados defensores de mafiosos, que usan todos los artilugios legales para hacer que el culpable no sea culpable.

Claro, cuando ganan el juicio no ganó la justicia.

Y pasa lo mismo cuando los proyectos no tienen los cambios de alcance necesarios, terminamos según el acta, pero la resultante es nula o poca en cuanto su utilidad y a la satisfacción del cliente.

Bien manejado, el cambio de alcance legítimo no puede dañar el proyecto.

Por supuesto que debe documentarse bien, tener los racionales de la necesidad, medir el impacto, tener la aprobación de los sponsors porque probablemente tengan que desembolsar más dinero, y todos los cuidados que se requieran para no ser ilegítimo, pero no debe trabarse adrede ni alargar los tiempos de las aprobaciones porque nos puede jugar en contra, al punto tal que el beneficiario final pierda el interés por el proyecto, lo que puede ser fatal para éste.

Este punto es bien tomado en las metodologías ágiles porque el cambio es parte del proceso y no es un elemento disruptivo, y mejor resuelto aún en metodologías como RAM (ROI Agile Methodology) que requieren que cada elemento puntual a construir, deba tener su valor de negocio aportado por el cliente, algo que hace que el mismo evalúe previamente lo que va a solicitar y se haga responsable por el beneficio esperado.

Con esto, pareciera ser que la única fuente de descalabro del alcance es el cliente, pero no es así.

Si bien es cierto que a veces los clientes saltan la barrera de la formalidad y piden cosas directamente a los ejecutantes en charlas de pasillo sin pasar por los circuitos de evaluación necesarios, muchas más veces el alcance es vulnerado y corrompido por los ejecutantes del proyecto.

El síndrome de YAQUE (ya que estamos hagamos alguna cosa extra) o la Hiperplasia Funcional (agregado de funciones que nos parecen útiles pero que nadie nos pidió ni preguntamos si alguien las quería) son elementos presentes en muchos proyectos y los causantes principales de la corrupción del alcance.

Como gestores de proyecto, siendo conscientes de esto y trabajando coherentemente, el cambio de alcance no nos afectará y lo mantendremos controlado, pero de no hacerlo así, tengamos cuidado de culparlo por la desaparición o mala fortuna de nuestro proyecto.

Puede que no nos guste el lugar donde la culpa termina por quedarse.

Preguntas

Aquí tienes cinco preguntas de autoevaluación sobre el manejo del "Scope Creep":

1. ¿Tu equipo gestiona de manera eficaz los cambios legítimos en el alcance del proyecto?

2. ¿Documentas y mides el impacto de cada cambio de alcance aprobado antes de su implementación?

3. ¿El cliente evalúa previamente el valor de negocio antes de solicitar cambios en el proyecto?

4. ¿Se evita que los ejecutantes del proyecto introduzcan cambios no solicitados (YAQUE o Hiperplasia Funcional)?

5. ¿Las solicitudes de cambios pasan por un proceso formal de evaluación antes de ser aprobadas?

Si una o más respuestas resultaron negativas, es urgente que cambies los procesos involucrados y nosotros somos los que mejor podemos ayudarte a hacerlo.

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