Introducción
Todos hemos experimentado en algún momento de nuestra vida personal o profesional, aquel sentimiento en el estómago que te alerta cuando algo no va bien.
En el mundo de la gestión de proyectos, esta sensación se traduce en algo así como un presentimiento de que las cosas no están saliendo como corresponde, como cuando falta una semana para una entrega de informe de avance y ves demasiado nerviosismo y caras largas en el equipo de trabajo.
Confiamos en nuestros instintos, y no hay nada de malo en ello, sin embargo, es fundamental recordar que estos instintos están arraigados en una parte de nuestro cerebro que no ha evolucionado en miles de años.
Por lo tanto, necesitamos un enfoque más objetivo para evaluar la salud de nuestros proyectos y es en este punto donde entra en juego el concepto del "Valor Ganado".
Valor ganado y sus limitaciones
El "Valor Ganado" es una metodología basada en mejores prácticas que nos permite evaluar el desempeño de un proyecto a través de la correlación entre los costos y esfuerzos invertidos y los logros obtenidos, relacionados al cumplimiento de la planificación.
Es una forma de medir y monitorear el nivel de trabajo completado de un proyecto contra el plan establecido desde su desarrollo. Es una manera fácil y rápida de determinar si dicho proyecto está atrasado en tiempo o excedido en presupuesto
Aunque es una herramienta valiosa, no proporciona una imagen completa del proyecto y no tiene en cuenta ciertos aspectos clave.
Consideraciones clave
¿Está generando el proyecto un valor empresarial significativo? El Valor Ganado se enfoca en los aspectos financieros y de rendimiento del proyecto, pero no necesariamente en la creación de valor empresarial. Para evaluar verdaderamente el éxito de un proyecto, debemos considerar su impacto en el negocio y su alineación con los objetivos estratégicos.
¿Qué pasa con el impacto de las cuestiones intrínsecas de la construcción del proyecto? Los problemas inherentes a la construcción del proyecto, como desafíos técnicos o de recursos, no se reflejan adecuadamente en las métricas tradicionales del Valor Ganado. Evaluar estos aspectos es esencial para comprender si el proyecto avanza de manera efectiva.
¿Qué impacto tienen los riesgos en los costos y la planificación del proyecto? Los riesgos son una parte inherente de cualquier proyecto. Evaluar cómo los riesgos afectan a los elementos de trabajo futuros es crucial para tomar decisiones informadas y anticipar posibles obstáculos, agregando los costos necesarios para que esto ocurra a nivel de elementos entregables.
¿Cómo se adapta el proyecto a los cambios en el entorno empresarial? La dinámica empresarial y las condiciones del mercado pueden cambiar rápidamente. El Valor Ganado no tiene en cuenta estos cambios en el entorno empresarial que puedan impactar en algún elemento a construir, lo que puede llevar a evaluaciones inexactas del éxito del proyecto.
Es hora de considerar una mejora en la forma en que aplicamos el Valor Ganado para obtener una evaluación más completa de nuestros proyectos.
Mejorando el Valor Ganado
Una forma efectiva de lograrlo, que fue incorporada en los marcos de trabajo ágil, es asignar ponderaciones a cada elemento a construir, en función de la prioridad otorgada por el cliente.
Esto asegura que los entregables críticos se ponderen más alto que aquellos que son deseables, pero no esenciales.
Esta aproximación es especialmente beneficiosa en proyectos de estilo cascada que requieren una gran cantidad de documentación inicial, ya que, con este enfoque, el Valor Ganado solo aumentará significativamente cuando el cliente comience a ver resultados tangibles.
Para obtener una evaluación aún más precisa, podemos incorporar el impacto de los problemas y riesgos.
Los problemas deben reflejar un aumento en los costos reales del proyecto, y la clave está en identificar los elementos de trabajo afectados por un problema en particular y asignar los costos de resolución de manera adecuada.
En cuanto a los riesgos, estos pueden afectar los costos presupuestados. Los valores de impacto esperado también deben asignarse a nivel de paquete de trabajo, no solo a nivel de proyecto.
Este enfoque más holístico implica que las ponderaciones basadas en el valor y las actualizaciones relacionadas con el riesgo pueden cambiar con mayor frecuencia en comparación con el enfoque clásico del Valor Ganado, y esto refleja de manera más precisa la dinámica de los proyectos.
Al adoptar esta perspectiva, la gestión del Valor Ganado se convierte en una herramienta versátil que puede aplicarse tanto a proyectos ágiles como a proyectos tradicionales en cascada.
Además, simplifica el seguimiento de métricas a nivel de cartera, lo que facilita la gestión de múltiples proyectos, bajo múltiples metodologías, de una única manera.
Experiencia Profesional y Aplicación Práctica
En mi experiencia profesional, este enfoque más completo del Valor Ganado se convierte en una herramienta poderosa para evaluar y gestionar proyectos de manera efectiva, brindando una visión más precisa del desempeño y del valor que aportan a la organización.
Sin embargo, se puede hacer aún mejor.
En nuestra empresa, ROI Agile, como parte de nuestra propia metodología de proyectos, le damos a este tema una vuelta de rosca, donde el Valor Ganado no está solo representado por un elemento cumplido de la planificación, sino por el valor de negocio de ese elemento.
Es un trabajo extra para el área usuaria o dueños del producto, pero, al hacer que cada elemento que se defina para construir, deba llevar consigo el valor que le aporta al negocio representado en unidades monetarias, hace que el Valor Ganado adquiera otra relevancia porque mostrará los beneficios obtenidos o a obtener por lo que se construyó, es decir, un valor real, y no un mero registro de cumplimiento.
Cierre
Este enfoque más completo, nos ha permitido una mayor celeridad en la consecución de beneficios para nuestros clientes, una depuración más que interesante de lo que se solicita en los proyectos, al tener que justificar qué valor le agrega al negocio cada cosa que se pide, y una muy buena reducción de costos de los proyectos, por esto último mencionado. Recomiendo hacer la prueba, porque no se van a arrepentir.
Preguntas para hacerse
¿Su empresa tiene un proceso claro para la evaluación de proyectos en curso?
¿Se asigna un valor ponderado a los entregables de los proyectos, priorizando los elementos esenciales para el éxito empresarial?
¿Se incorporan los impactos de problemas y riesgos en los costos reales de los proyectos con asignación a los elementos a construir?
¿Se realiza una actualización periódica de las ponderaciones basadas en el valor de negocio, prioridad y riesgo en el seguimiento de proyectos?
¿Se utiliza el enfoque de Valor Ganado de manera uniforme tanto en proyectos ágiles como en proyectos tradicionales de ciclo de vida en cascada?
Si una o más respuestas fueron negativas, su gestión de proyectos no tiene una buena salud, y seguramente requiere de atención “médica” urgente.
Y en esto, somos expertos
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