Una PMO sirve para organizar la cartera de proyectos, mantener viva y actualizada las metodologías de gestión y procurar su buen uso.
Por definición, trabaja estandarizando y economizando recursos mediante la repetición de aspectos en la ejecución de diferentes proyectos y es además, fuente de la documentación, dirección y métricas en la práctica de la gestión y de la ejecución de proyectos.
Ahora, ¿puede una PMO contratarse en forma externa?
La respuesta no es única, y dependerá del formato de la organización y de la elasticidad y la permeabilidad que tenga su gente, por eso vamos a tratar de analizar el tema más profundamente.
Objetividad
Siendo este un servicio contratado externamente y teniendo en cuenta que su norte está en la consecución de los objetivos a partir del buen uso de las metodologías, no es fácilmente influenciable por el peso de los stakeholders internos, manteniendo su imparcialidad a la hora de juzgar algo de la gestión o aprovechar mejor los recursos.
Una PMO externa puede mirar el día a día de los proyectos sin ser asediado por la operación.
Profesionalismo y experiencia
Facilita el control, el seguimiento de tareas y la gestión de riesgos de los proyectos por una dedicación exclusiva a la función, una mayor experiencia adquirida en diferentes entornos y circunstancias empresariales, y una definida independencia de los vicios internos.
El mejor manejo de métricas y la visión global más aséptica de los proyectos, dan a la empresa contratante mayor seguridad en la gestión definida y la posibilidad de un aporte de los profesionales externos con una transferencia de conocimientos, que siempre es positiva para el personal de la empresa.
La experiencia en el trabajo de estas PMOs trae aparejada la disponibilidad de una base de conocimientos, lecciones aprendidas, estándares, circuitos de calidad, procesos de mejora continua, indicadores y objetivos comunes de gestión para todas las áreas y PMs involucrados, no basados en usos y costumbre locales o internos.
Compromiso
Muchas veces se supone que una PMO externa no entenderá las necesidades reales de los proyectos y que por ello no estará comprometida, pero esto no es así ya que su función es específicamente ésta, cubrir todas y cada una de las instancias y necesidades de un proyecto.
El problema aquí es que se confunde necesidad de proyecto con la necesidad de cubrir objetivos del mismo, y estos objetivos son propios del negocio, priorizados por el cliente interno o externo, y definidos desde el valor agregado para la organización o la estrategia de la misma.
Por lo tanto, no entran dentro de la competencia necesaria de la PMO y sí de una buena priorización de la cartera de proyectos a cargo de la dirección de la empresa u organización.
Por otro lado, una de las cuestiones negativas que se le adosan a la PMO externa es la del desconocimiento de la cultura de la organización, y esto es real, pero también es real que esta estructura es un factor de cambio, que trata de establecer una forma única de gestión de proyectos independiente de la o las metodologías utilizadas, por lo cual, deben tenerse en cuenta estas cuestiones cuando se contrata, para no ir por el camino de fracaso.
Una vez que se definen las metodologías a utilizar en la gestión de proyectos (que podrán ser varias dependiendo del tipo de proyecto, entre estructuradas y ágiles), la cultura de la organización deberá adoptar lo definido y hacerlo parte de su folclore, de sus mejores prácticas y de su lenguaje. Y esto no solo es necesario si la PMO es externa.
Madurez y tamaño
Una PMO externa puede ser de más ayuda cuando la organización receptora tiene menor nivel de madurez en metodologías.
También es de más ayuda en empresas chicas, con proyectos complicados, ya que el profesionalismo que aporta, reduce los riesgos en los mismos, con una ocupación menor de recursos.
Por supuesto, hay que constatar que el volumen de proyectos en la organización lo justifique.
Una PMO externa no compite con una interna, sino quizás sea su predecesora, estableciendo los lineamientos y procesos para una futura estructuración de la misma.
También puede ser complementaria a la interna, cuando ésta esté desbordada por la cantidad de proyectos que se están llevando a cabo.
Aceptación
En una organización que lleva a cabo proyectos, es necesario que exista una PMO, ya que debe haber una mirada única sobre estos, y esta estructura debe tener un fuerte apoyo interno para que funcione.
Si esta es externa, es necesario generar el convencimiento de que la misma, es parte importante de la organización, ya que de no verse así, su radio de acción e influencia se verá muy limitado.
Como con muchas otras especializaciones, usualmente es conveniente que la empresa no se corra de foco de negocio y deje que las actividades de apoyo las hagan los profesionales mejor preparados, y un buen contrato de PMO externa nos da esto.
Resumen
Creo que una buena Oficina de Proyectos externa tiene ventajas, pero que su uso o contratación debe compatibilizarse con la estrategia y cultura de la empresa para que su beneficio sea real.
No perder de vista que, lo que seguramente aportará es:
Experiencia
Benchmarking
Imparcialidad
Reducción de costos
Solo nos queda ver si estos puntos son los que queremos tener en la gestión de proyectos de nuestras organizaciones…
Preguntas de Autoevaluación sobre Problemas Internos en la Gestión de Proyectos:
¿Existe una tendencia en la organización a juzgar la gestión de proyectos internos basándose en consideraciones internas en lugar de métricas objetivas?
¿Se enfrenta a dificultades para mantener la imparcialidad al evaluar la efectividad de la gestión de proyectos debido a influencias internas?
¿Se percibe una resistencia a la adopción de nuevas metodologías o enfoques de gestión de proyectos debido a vicios internos en la organización?
¿Se experimenta una falta de compromiso con los objetivos reales del proyecto, priorizando en su lugar metas internas o personales?
¿La organización presenta dificultades para establecer y mantener una cultura única de gestión de proyectos debido a resistencias internas o falta de alineación?
Estas preguntas buscan identificar problemas internos en la gestión de proyectos, permitiendo una reflexión sobre aspectos que podrían beneficiarse de la intervención de una PMO, ya sea interna o externa, para mejorar la eficacia y eficiencia en la ejecución de proyectos.
Si se ha respondido si a una o más de ellas, somos los aliados perfectos para ayudar a resolver los problemas en este tema
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