La mala noticia es que, por supuesto, no hay una única receta ni formato para cualquier empresa.
Por ejemplo, las empresas de servicios financieros son conocidas por tener procedimientos estrictos y sistemas de control rigurosos, mientras que el personal de una agencia de diseño, por otro lado, a veces parece que opera como agentes libres.
Algunas grandes organizaciones se fusionan para lograr "sinergias", pero otras arman divisiones en empresas separadas y más ágiles.
La razón de esta variedad es que la estructura de una organización depende de varios factores y su conformación puede marcar una diferencia real en la forma en que se desempeña.
Es por eso que algunas empresas logran el éxito a través de controles y sistemas estrictos, pero otras, que intentan copiar esa estructura, pueden tener los resultados opuestos.
También es la razón por la que una empresa que se crea no puede permanecer inalterable y tiene que evolucionar su estructura con el tiempo, a medida que crece y a medida que cambia su estrategia y su entorno.
Las organizaciones exitosas son aquellas que han descubierto la mejor manera de integrar y coordinar elementos clave internos y externos, y comprenden la importancia de revisar y rediseñar sus estructuras de forma continua.
¿Cómo se determina entonces la mejor estructura para nuestra empresa en un momento dado?
La estructura de una organización surge de la interacción entre la estrategia de la organización, las fuerzas ambientales o de entorno que experimenta, y los recursos con los que cuenta.
Cuando estos factores encajan bien, se combinan para crear organizaciones que funcionan, mientras que, cuando no encajan, es probable se experimenten problemas graves.
Sabiendo esto, podemos pensar si la estructura de nuestra empresa se adapta bien a las condiciones existentes, y de no ser así, debemos comenzar a pensar en lo que tenemos que hacer para cambiar las cosas.
Henry Mintzberg, en su libro "Diseño De Organizaciones Eficientes" define que las principales estructuras organizativas exitosas tienen la siguiente conformación:
La organización emprendedora
Tiene una estructura simple y plana que consiste en una unidad grande con uno o varios gerentes superiores, relativamente desestructurada e informal en comparación con otros tipos de organización.
La falta de sistemas estandarizados permite que la organización sea flexible y altamente adaptable a cambios.
La organización máquina (burocracia)
Tiene una estructura vertical ajustada y se define por su estandarización.
El trabajo está muy formalizado, existen muchas rutinas y procedimientos, la toma de decisiones está centralizada y las tareas se agrupan por departamentos funcionales.
Los trabajos estarán claramente definidos, con un proceso de planificación formal, presupuestos, auditorías, y un análisis periódico de los procedimientos para comprobar su eficacia.
La organización profesional
Es compleja, con muchas reglas y procedimientos lo que le permite disfrutar de los beneficios de eficiencia de una estructura de máquina, aunque la producción sea generada por profesionales altamente capacitados que tienen autonomía, un poder considerable y el control de su propio trabajo.
Si bien hay un alto grado de especialización, la toma de decisiones está descentralizada.
Esta estructura es típica cuando la organización contiene una gran cantidad de trabajadores del conocimiento o especialistas.
La organización divisional (diversificada)
Organizaciones grandes y maduras que tienen una variedad de marcas, producen una amplia gama de productos u operan en diferentes regiones geográficas, por lo que cualquiera de estas características puede formar la base para una división autónoma.
Una sede central apoya a las divisiones autónomas que toman sus propias decisiones y tienen sus propias estructuras únicas.
El beneficio clave es que permite la toma de decisiones del día a día descentralizada, mientras el equipo central puede concentrarse en planes estratégicos más abarcativos.
Una debilidad significativa es la duplicación de recursos y actividades, por lo que una mejora de este tipo de organización es que tengan una división que provea los servicios de apoyo comunes a las divisiones operativas (Recursos humanos, Informática, Legales, etc.)
La organización innovadora ("adhocracia")
Ideal cuando se necesita innovar y funcionar sobre una base "ad hoc" para sobrevivir, por lo que la burocracia, la complejidad y la centralización son demasiado limitantes.
Las decisiones están descentralizadas y el poder se delega donde sea necesario, aunque esto puede hacer que estas organizaciones sean muy difíciles de controlar y pueden generar muchos conflictos.
La clara ventaja de las adhocracias es que mantienen una reserva central de talento de la que se puede extraer personas en cualquier momento para resolver problemas o nuevos desafíos y trabajar de una manera muy flexible, respondiendo rápidamente al cambio.
Nota Final
Antes de decidir el formato de nuestra organización y crearlo, o querer cambiar el existente, analicemos bien el objetivo que persigue la misma, el escenario en el cual se mueve, los recursos con los que podemos contar, y con esto e imaginación, diseñemos la estructura que se requiere, sin olvidar, por nuestro bien, planificar revisarla periódicamente.