Inventario estratégico: cuando cada caja tiene un propósito
- Daniel Sachi
- hace 2 días
- 5 Min. de lectura
Recuerdo una empresa familiar, de esas con nombre pintado a mano sobre el portón de entrada y abuelos que aún caminan por el depósito con mirada de halcón.
Tenían un lema no oficial: “Aquí nada se pierde… solo se desubica.”
Y vaya que se desubicaba.
Palets fantasmas, cajas que aparecían en Excel pero no en el mundo real, pedidos duplicados por si acaso, y discusiones eternas sobre “dónde está el lote 478-B que yo mismo vi la semana pasada”.
¿Te suena?
Bienvenido al apasionante (y a veces aterrador) mundo del inventario mal gestionado. Un submundo silencioso que opera en las sombras del negocio, hasta que, de pronto, hace ruido.
Mucho.
Clientes insatisfechos, ventas que no cierran, costos desbordados, equipos frustrados, y un gerente que de repente quiere aprender japonés para aplicar kaizen antes de que el caos lo devore.
Cuando el inventario no cuadra, nada cuadra
Un inventario sin estrategia es como tener un GPS caro sin batería, mucho aparato pero cero dirección.
Y tener un inventario estratégico es tener un GPS que funcione.
En ROI Agile hemos visto todo:
Multinacionales con software de punta… y procesos de la Edad Media.
Distribuidoras que tenían más stock del que podían mover, pero aún así no encontraban nada.
Empresas familiares que conocían el depósito de memoria, hasta que el primo que lo organizaba se fue a vivir a Australia.
Pymes que decían que tener ordenado el stock era primordial, pero rechazaban propuestas de mejora o dilataban decisiones que implicaran algún gasto (pero que de arreglar el stock se autofinanciarían).
El impacto no es menor.
Una baja exactitud de inventario (menos del 95%) repercute directamente en la planificación, la contabilidad, la confianza del cliente y el flujo de caja.
Como decía el gran W. Edwards Deming:
“Sin datos, sólo eres otra persona con una opinión.”
Y si esos datos están mal… ni siquiera eso.
La solución no es solo contar cajas.
Es pensar como estrategas.
El primer paso no es comprar otro escáner láser ni instalar un ERP de última generación, sino hacerse las preguntas incómodas:
¿Tenemos una política formal de inventarios?
¿Quién mide la exactitud y cómo?
¿Qué tolerancia al error aceptamos… y por qué?
¿Sabemos por qué fallan nuestros registros?
Una vez que asumimos que el problema no son “cajas traviesas que se mueven solas” sino los procesos humanos que las rodean, podemos empezar a actuar.
Claves que usamos en ROI Agile para transformar el caos en ciencia
Exactitud de registros: el punto de partida
Un inventario preciso comienza con una verdad inicial sólida. Establecemos un balance base y medimos el nivel actual de error, sin anestesia. Luego, aplicamos criterios claros de asignación, registro y control.
Diseñar el proceso como si fuera una coreografía
Todo movimiento debe tener sentido: entrada, ubicación, conteo, salida. Definimos sistemas localizadores, zonas del almacén, responsables por proceso y reglas de excepción. Esto se puede lograr incluso en empresas con procesos manuales, si hay lógica y disciplina.
ABC, siempre ABC
No todo vale lo mismo. Aplicamos el método ABC para diferenciar materiales críticos de los accesorios. Con esto, no solo se optimizan los controles sino que se reducen las discusiones del tipo “pero si ese repuesto lo usamos una vez en 2017...”.
Conteo cíclico, el arte de no volvernos locos
Nada de cierres eternos para inventariar.
Implementamos conteo rotativo con base en muestreo estadístico. Cada semana se cuenta una parte, y el inventario se mantiene vivo y actualizado, sin interrumpir la operación.
El bendito catálogo de materiales
La nomenclatura importa. Creamos un sistema de clasificación y codificación que evite duplicados, errores de descripción, códigos poco claros o complejos, o etiquetas creativas como “cosito negro largo”. (Aunque no lo crean, sí, lo hemos visto).
Tecnología… con propósito
No promovemos sistemas caros si no están alineados con la cultura y capacidad operativa.
A veces un Excel bien hecho vale más que un SAP mal usado. Y cuando se puede ir por escáneres y sistemas robustos, los integramos con procesos estables, porque, como decía un viejo instructor mío: "No se puede poner un sistema donde no hay sistema"
Caso real: la distribuidora que creció tanto que casi se ahoga en sus propios estantes
Una empresa del rubro alimentación, cliente nuestro, había pasado de tener dos sucursales a seis en menos de un año.
El crecimiento fue exponencial… y el inventario, explosivo.
Los productos vencían sin rotación.
Se hacía doble pedido “por si acaso”.
Las órdenes de compra eran guiadas más por intuición que por necesidad.
La exactitud estaba por debajo del 80%, pero ellos creían estar bien “porque todo siempre funcionó así”.
En seis semanas, aplicando nuestro método ERI (Exactitud de Registro de Inventarios), logramos:
Elevar la exactitud al 97%.
Eliminar 38% del stock innecesario.
Agilizar la reposición con reglas claras de mínimos y máximos.
Capacitar a toda el área en criterios de inventario y control.
La frase que nos regalaron al final fue simple pero inolvidable:
“Ahora por fin sabemos lo que tenemos… y lo que no.”
Más allá del control: el inventario estratégico como ventaja competitiva
Las empresas que dominan su inventario no solo evitan errores: ganan agilidad, reducen costos y aumentan la confianza en su operación.
Y lo mejor: pueden tomar decisiones basadas en hechos, no en corazonadas.
Como decía Peter Drucker:
“Lo que no se mide, no se mejora.”
Y lo que se mide mal, se empeora.
Preguntas para hacerse (y contestar con sinceridad de confesionario)
¿El inventario es una función estratégica o una molestia operativa en tu empresa?
¿Cuándo fue la última vez que mediste la exactitud de tu inventario?
¿Existe un programa de conteo cíclico real, sostenido y documentado?
¿Se usa el método ABC para diferenciar lo crítico de lo trivial?
¿El catálogo de materiales está ordenado, limpio y actualizado?
¿La tecnología que usás está alineada con tu realidad operativa o es un adorno caro?
¿Los responsables de stock están capacitados y empoderados… o sobreviviendo al día a día?
Cierre con mirada de futuro
En ROI Agile no vendemos fórmulas mágicas, pero sabemos que un inventario bien gestionado es una de las palancas más poderosas para transformar una operación.
Porque cuando el inventario deja de ser una caja negra y se convierte en un mapa confiable, todo fluye: los procesos, las decisiones, la rentabilidad… y hasta el humor del equipo.
Y si algo flota en el aire después de leer esto, que sea esta idea: No es cuánto stock tenés, sino cuánto sabés sobre él.
¿Vamos viendo cómo está tu inventario… o seguimos apostando a la adivinanza?
Servicios relacionados
Otros links interesantes
Comments