¿Qué es un proyecto?

La identificación de lo que debe definirse como proyecto es un tema presente en muchas organizaciones y no del todo bien resuelto.

Esto pasa con todas las áreas en general, pero especialmente en los departamentos de TI, donde todo el tiempo se lucha con la subjetividad, puesto que, una simple solicitud de servicio de una persona, puede convertirse en un proyecto del área.

Desde una perspectiva purista, se podría aplicar la definición del Project Management Institute (PMI) o cualquiera del resto de asociaciones de Project Management, y centrarse en criterios tales como fecha de inicio y finalización, singularidad, consumo de recursos y entrega de valor.

Sin embargo, según esa definición de alto nivel, muchas actividades podrían considerarse proyectos y, obviamente, allí es donde tenemos que decidir a cuáles les asignaremos esta categoría, cosa no tan sencilla.

El uso de múltiples criterios es imprescindible, pero el sentido común es el mejor guía para una definición acertada

En general, es sorprendente la cantidad de actividades que no son consideradas proyectos y que se beneficiarían muchísimo utilizando las reglas y consideraciones que tienen los mismos, al igual que metodologías o marcos de trabajo para llevarlos a cabo.

Los criterios más comunes que debieran ser tomados en cuenta son:

• Esfuerzo / Costo

• Duración

• Participación multifuncional

• Grado de integración con otros proyectos

• Grado de dependencias externas (o internas)

• Perfil de riesgo

• Utilización de un recurso específico con cuello de botella crítico

Cualquiera que sea la combinación de criterios que elijamos, debemos asegurarnos que TODOS los que trabajen en proyectos en nuestra organización, los conozcan muy bien y tengan una copia de los mismos y sus umbrales, impresos y pegados en las paredes de sus cubículos, en la Intranet, y en cualquier otro medio que sea útil.

Hace poco, en una charla que di sobre la gestión integral de proyectos y riesgos, en un momento sostuve que todos, o casi todos en una organización, trabajamos en algún momento, en un proyecto, aún sin saberlo.

Una persona del público levantó la mano y le di el micrófono para que hiciera su comentario.

Dijo que, en realidad, eran pocas las personas que trabajaban en proyectos, salvo en las empresas que se dedican puramente a los mismos, y que la mayoría, solo trabajaba en la operación.

Le dije que estaba en lo cierto, pero solo porque la gente trabajaba en proyectos aún sin saberlo.

El presupuesto anual es un proyecto, ya que, si bien la base a trabajar es la misma, los números deben atender una serie de premisas y circunstancias que no son las mismas año tras año, y que requieren el trabajo de todos los sectores en un tiempo determinado con objetivos precisos.

Un plan de capacitación anual de una empresa, es un proyecto, porque es imposible que sea igual al año anterior, hay que investigar cuáles son las competencias faltantes, organizar agendas y proveedores y establecer cronogramas, también con la participación de múltiples sectores de la organización.

Una parada de planta, la remodelación de una oficina, una actualización masiva de computadoras, una auditoría de procesos, y muchas otras actividades que no son consideradas proyectos sino parte de la operación, tienen todos los condimentos para ser tratadas como éstos.

Aprovechar los pasos determinados y las técnicas de las metodologías y los marcos de trabajo, hace que las tareas sean más pautadas, que no se olviden pasos o elementos a contemplar, que se pueda trabajar con las precedencias o tareas relacionadas, que se contemplen los riesgos, que haya una forma única y consensuada de hacer las cosas, que se tenga un feedback constante y uniforme, y muchas otras ventajas, sin prácticamente ninguna desventaja.

Sinceramente, si bien soy fanático de la gestión de proyectos, no estoy tratando de convencer a nadie sin argumentos, sino todo lo contrario y basado en la experiencia de muchos años trabajando con metodologías diversas y marcos de trabajo que me facilitaron la vida en lo profesional, y muchas veces también en lo personal (viajes, cumpleaños, fiestas, remodelaciones caseras y otras muchas manejadas como proyectos).

No importa con qué metodología o marco de trabajo lo hagas, vale el esfuerzo intentarlo.

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