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Un costo poco analizado de la multitarea


multitarea, ocupación plena, oficina abarrotada

En mis escritos previos, ya toqué algunos de los problemas bien conocidos que surgen con la multitarea excesiva, pero aquí quiero hablarte de uno que quizás no le hayas prestado la suficiente atención: cómo afecta a la transferencia de conocimientos y aumenta el riesgo a largo plazo para las habilidades de una organización.


En estos tiempos de crisis económica, la diversidad de habilidades en muchas organizaciones ha disminuido, y lo que antes era una excepción, ahora se ha convertido en la norma: el "punto único de falla" en el conjunto de habilidades.


Evitar la creación de estos puntos críticos es crucial.

Puedes lograrlo mediante la rotación regular del trabajo, la transferencia de conocimientos en momentos clave durante un proyecto, un seguimiento cuidadoso del trabajo e incluso implementando la programación o desarrollo de tareas en parejas.


Pero aquí está la clave: todas estas prácticas requieren reconocer que desarrollar las habilidades de una organización implica una inversión de recursos y la necesidad de dejar ciertas áreas en reposo, o al menos, hacer una rotación de tareas (si me permites seguir con mi analogía agrícola hasta el final).


Con la multitarea excesiva, cualquier ancho de banda que un experto o senior capacitado pueda tener para recopilar o transferir conocimientos se consume en cambios de contexto ineficientes.


Además, la gestión inmadura garantiza que estos profesionales estén tan inmersos en el trabajo del proyecto que al final, carecen de la capacidad para compartir su experiencia.


El síntoma más evidente de este problema es que tus expertos o seniors trabajarán al 110%, mientras que los recursos junior están infrautilizados.


Este desequilibrio puede resultar en agotamiento, problemas de calidad, insatisfacción laboral o incluso el desgaste de habilidades fundamentales para el éxito de tu negocio.


Suena ilógico, ¿verdad?

Pero, lamentablemente, es una realidad que enfrentan muchas empresas.


Ahora, ¿cómo puedes contrarrestar esto y asegurarte de que tus habilidades clave estén siempre en su mejor momento?


Aquí van algunos consejos prácticos para contrarrestar los problemas derivados de la multitarea excesiva y garantizar que tus habilidades clave estén siempre en su mejor momento:


Implementa Rotaciones Estratégicas:

Considera la posibilidad de implementar rotaciones regulares en las tareas y proyectos.


Esto no solo evita la creación de puntos únicos de falla, sino que también permite que diferentes miembros del equipo adquieran experiencia en diversas áreas.


Establece Momentos Clave para la Transferencia de Conocimientos:

Define puntos específicos durante la vida de un proyecto para la transferencia de conocimientos.


Asegúrate de que los expertos tengan tiempo asignado para compartir sus experiencias y conocimientos con otros miembros del equipo.


Adopta la Programación o desarrollo de tareas en Parejas:


La programación en parejas no solo mejora la calidad de lo producido, sino que también facilita la transferencia de conocimientos entre miembros del equipo.


Fomenta esta práctica para que los conocimientos fluyan de manera más natural.


Realiza un Seguimiento Cuidadoso del Trabajo:

Mantén un seguimiento constante del trabajo de cada miembro del equipo.


Identifica posibles desequilibrios en la carga de trabajo y asegúrate de que todos estén contribuyendo de manera equitativa.

 

Invierte en Desarrollo de Habilidades:

Destina recursos específicos para el desarrollo de habilidades dentro de tu organización.


Esto puede incluir capacitaciones, programas de mentoría y oportunidades de aprendizaje continuo.


Fomenta una Cultura de Colaboración:

Promueve una cultura en la que la colaboración y la transferencia de conocimientos sean valoradas.


Celebrar el éxito colectivo refuerza la importancia de trabajar juntos para el beneficio de toda la organización.


Resumiendo

Recuerda, la clave está en equilibrar la carga de trabajo, fomentar la colaboración y asegurarte de que la transferencia de conocimientos sea una parte integral de la dinámica de tu equipo.



¡Así garantizarás que tus habilidades clave sigan presentes y activas, sin riesgos a largo plazo!


Preguntas para autoevaluación

  • ¿Implementa la organización rotaciones estratégicas en tareas y proyectos para evitar la creación de puntos únicos de falla en las habilidades del equipo?

  • ¿Designa momentos específicos durante la ejecución de proyectos para la transferencia de conocimientos, permitiendo que los expertos compartan sus experiencias con otros miembros del equipo?

  • ¿Fomenta la organización la programación en parejas como práctica habitual para mejorar la calidad del trabajo y facilitar la transferencia de conocimientos entre los miembros del equipo?

  • ¿Realiza la organización un seguimiento constante del trabajo de cada miembro del equipo para identificar posibles desequilibrios en la carga de trabajo y asegurarse de una contribución equitativa?

  • ¿La organización destina recursos específicos para el desarrollo de habilidades, incluyendo capacitaciones, programas de mentoría y oportunidades de aprendizaje continuo?

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