Incorporar nuevos miembros en la organización puede llevar mucho tiempo y ser costoso, por lo que, normalmente, deseamos que las nuevas personas comiencen a trabajar de manera productiva lo antes posible.
Haciendo una comparación con algo habitual, si invertimos tiempo buscando y eligiendo un nuevo equipamiento, no lo dejamos en su caja ni esperamos que comience a ser productivo por sí solo.
Para que las nuevas personas se pongan en marcha rápidamente, se necesita un proceso de inducción bien pensado, que ayude a los nuevos miembros a sentirse cómodos en sus nuevos trabajos y los haga trabajar de manera efectiva en el mínimo tiempo posible.
Pero, lo que nos encontramos muchas veces en el mundo real es que la inducción de los empleados se reduce al tiempo necesario para completar los registros del personal, mostrarle los baños y la cafetería, presentarlos a sus compañeros de trabajo y desearles lo mejor.
Y si, por casualidad, se reúnen con alguien que no sea un representante de recursos humanos, eso es un punto extra.
Esto no es para nada bueno, y los nuevos miembros esperan, merecen y necesitan más.
Y la gente se queja…
Las quejas más frecuentes que tienen las personas nuevas sobre sus experiencias de inducción son que se sienten abrumadas, aburridas o que se les ha dejado por su cuenta.
El resultado de esto suele ser un nuevo empleado confuso que tarda mucho en volverse productivo, o que se frustra y abandona rápidamente la organización.
Un programa de orientación o incorporación eficaz y cuidadosamente planificado debe ser lo opuesto a esto, por lo que no solo enseñará las habilidades necesarias para adaptarse a un nuevo entorno, sino que educará a los nuevos miembros sobre los valores corporativos, la historia de la empresa, y ayudará a entender "quién es quién" en la organización.
Los buenos programas de inducción hacen que las personas nuevas se pongan al día más rápido, tengan una mejor alineación entre lo que hacen y lo que la organización necesita que hagan, generan mayor compromiso, empleados más felices y tasas más bajas de rotación de personal.
Por eso, cuando se conoce bien el "para qué" de la inducción de los empleados, es mucho más fácil diseñar un programa eficaz, por lo que los miembros del área de capital humano deben ser maestros en esto.
Lo cierto es que, es indispensable tomarse el tiempo y hacer el esfuerzo de brindar una inducción efectiva, transmitiendo el mensaje de que la organización está comprometida con el desarrollo de su gente y que brinda la capacitación y los recursos necesarios para hacerlo.
Para ayudar con esto, vayan algunos consejos para la inducción de nuevos empleados:
Planificación
Hay algunas preguntas clave que deben hacerse antes de implementar o renovar un programa de inducción, y las más importantes son:
¿Qué necesita saber el nuevo empleado sobre el ambiente de trabajo para sentirse cómodo y confiado?
¿Qué impresión queremos que tengan los nuevos empleados en su primer día?
¿Qué políticas y procedimientos deben conocer los empleados nuevos el primer día o el primer mes? (Esta información si o si debe incluirse en el proceso de orientación)
¿Qué cosas (escritorio, área de trabajo, equipo, instrucciones especiales) se deben proporcionar para que los nuevos empleados se sientan cómodos, bienvenidos y seguros?
¿Cómo puede asegurarse de que el superior del nuevo empleado esté disponible para ayudarlo el primer día y proporcionarle suficiente tiempo y atención para que él o ella se sienta un nuevo miembro valioso del equipo de trabajo?
Cuando tenga las respuestas, no se quede solo con eso, solicite comentarios de las contrataciones recientes y averigüe cómo percibieron el proceso de orientación, realizando los cambios y ajustes en función de los comentarios recibidos.
Seguramente en el plan habrá visitas a distintas áreas, así que, una vez que tenga la lista de las mismas, divídalas temporalmente según cuándo deben cubrirse en el proceso de inducción (el primer día, en la primera semana o en el primer mes).
Y si nos vamos un poco más atrás, una de las cosas más importantes que debe hacer antes del primer día es tener un documento de análisis de necesidades de capacitación del nuevo empleado, porque esto le permitirá organizar la capacitación con anticipación y reservar los horarios de los responsables y de la nueva persona cuando comience.
Hacer esto también reducirá la ansiedad del ingresante por el desconocimiento de los sistemas y los procedimientos.
Algo no menos importante es que uno de los puntos principales de un programa de inducción efectivo es darle al nuevo miembro una excelente primera impresión de su empresa y esto comienza durante el proceso de contratación y continúa cuando se envía la oferta de empleo, asegurándose que en la misma se establezcan las expectativas del trabajo y se proporcione una vía abierta de comunicación para el período previo al ingreso.
Ejecución
Una vez que tenga una buena idea de lo que quiere cubrir con su programa, puede comenzar a desarrollarlo, teniendo en cuenta algunas ideas para la orientación:
Antes de comenzar
Asegúrese de que el área de trabajo del nuevo empleado esté lista y sea cómoda
Asegúrese de que los compañeros de trabajo clave sepan que el nuevo empleado está comenzando y anímelos a venir a saludar antes de que comience la orientación
Coloque tarjetas de identificación en la parte superior de los monitores, en los espacios de trabajo o use gafetes ya que esto puede ayudar a las personas nuevas a aprender los nombres en su propio tiempo y no sentirse tan perdidos al tener que hablarle a alguien
Asigne un mentor o compañero para que le muestre las instalaciones a la nueva persona, lo presente a sus compañeros, imparta toda o parte de la capacitación y/o lo guie a las sesiones de capacitación.
En el primer día
Cubra todos los elementos esenciales: formularios, acceso a la computadora, tarjetas de identificación, estacionamiento, suministros de oficina, etc.
Comience con lo básico y no abrume al empleado y lo bombardee con todo lo que necesita saber en una sesión de una hora.
Concéntrese en el por qué, cuándo, dónde y cómo del puesto antes de entregarles cualquier tarea o proyecto.
Proporcione un paquete de orientación que incluya muestras de formularios, así como la descripción del trabajo.
Entregue al nuevo titular una lista de verificación de lo que se le debería haber dicho o mostrado al final del día uno, al final de la semana uno y al final de su primer mes, y quién es responsable de cubrir esto con ellos (RRHH, supervisor o mentor) ya que esto ayudará a reducir su ansiedad por lo desconocido
Haga una hoja con las fotos y nombres de las personas con las que el ingresante estará en contacto en su primer día o durante su inducción, y entréguesela antes de comenzar
Proporcione una lista de preguntas frecuentes con persona/departamento de contacto y un número de teléfono o extensión (IT, RRHH, Seguridad, etc.)
Planee llevar al nuevo empleado a almorzar (o unirse a él o ella para almorzar), y pídale al supervisor y a los compañeros de trabajo disponibles que lo acompañen
Hasta el final del primer mes
Considere incorporar algunos ejercicios para romper el hielo al comienzo de la primera reunión de grupo después de la contratación
Dele a la nueva persona alguna responsabilidad por su propia orientación
Ofrezca oportunidades para el aprendizaje autodirigido, bajo la supervisión adecuada
Asegúrese de que el mentor haya programado reuniones continuas con el nuevo titular, para responder preguntas que tal vez prefiera no hacerle a su gerente de línea
Un programa de inducción efectivo, o la falta de uno, marcará una diferencia significativa en la rapidez con la que un nuevo empleado se vuelva productivo y se sienta parte de un equipo y de una organización.
Claro está que una buena orientación requiere energía, tiempo y compromiso, pero, siempre vale la pena para el empleado, el área donde trabajará y la organización como un todo.
La idea madre es asegurarse que sus nuevos empleados sientan que son valorados y que quieran volver a trabajar todos los días.
Si las personas tardan mucho en volverse productivas y usted pierde continuamente nuevos miembros de su equipo, es posible que su negocio se reduzca en lugar de crecer y este será además, un momento increíblemente estresante y con exceso de trabajo para los que quedan.
Temas importantes a recordar
Los empleados que asumen roles de mentores a menudo encuentran esto gratificante, pero no obstante deberían tener este trabajo reconocido formalmente en su evaluación anual, después de todo, la tutoría requiere tiempo que, de lo contrario, podría usarse para completar su propio trabajo.
Desarrolle listas de verificación o ayuda memoria para su departamento o equipo, y utilícelas para ahorrar tiempo en la preparación de la inducción de un nuevo miembro y para asegurarse de que todo lo necesario esté cubierto.
Actualice el proceso de inducción con los comentarios de los nuevos principiantes con regularidad.
Algunas preguntas para hacerse
¿Tiene un proceso de inducción documentado y actualizado?
¿Tiene mentores seleccionados y preparados para atender a los ingresantes?
¿Tiene prevista reuniones del ingresante con otras áreas por fuera de recursos humanos?
¿Nota que la gente que ingresa dura poco en la empresa?
¿Tiene entrevistas de salida obligatorias para el personal que renuncia?
Si una o más respuestas son negativas, es muy probable que necesite ayuda, y nosotros estamos para eso.