Muchos de nosotros, tenemos una combinación de tareas regulares y rutinarias que generalmente son urgentes, así como tareas más importantes a más largo plazo que generalmente son menos urgentes, y, en general y por costumbre, pasamos nuestras mañanas en las primeras.
Estas tareas rutinarias son un poco aburridas, por lo que nuestra motivación pasa por terminarlas y eliminarlas de nuestra lista de tareas pendientes lo antes posible.
Esto nos deja las tardes libres para que podamos trabajar en tareas más creativas a más largo plazo, como investigar, planificar y escribir presentaciones, y otras que realmente nos gustan.
El problema es que algunos somos personas mañaneras, y, al llegar la tarde, es decir, cuando terminamos nuestras tareas rutinarias, estamos en el punto más bajo de energía.
Para empeorar las cosas, muchos trabajamos con gente de otros usos horarios, por lo que, por la tarde, recibimos toneladas de correos electrónicos y llamadas telefónicas que nos distraen.
Como resultado, nuestras tareas creativas a menudo quedan a un lado y nos vemos obligados a trabajar en ellas al final del día, cuando nos sentimos ya muy cansados.
Si esto nos está pasando, claramente necesitamos cambiar la forma en que organizamos el día.
La idea es aprovechar el poder de nuestras "horas fuertes", encontrando el mejor momento del día (o de la semana) y programar nuestro trabajo en función de esto.
Por supuesto, algunas cosas tienen que hacerse o resolverse de inmediato por lo que debemos utilizar este enfoque para las cosas que no entran en esta categoría.
Cada uno de nosotros tiene un "momento estrella" o un momento de mayor energía diferente durante el día, por ello, algunos son madrugadores, otros tienen más energía a media tarde, y algunas personas se sienten mejor por la noche.
La mayoría de la gente sabe instintivamente cuándo son sus tiempos de "alza" y cuándo son sus tiempos de "baja", y lo más probable es que no tengan solo uno durante el día.
Y no solo es el cansancio, también son los estados de ánimo ya que algunas personas se sienten alegres o deprimidas en distintos momentos del día, y esto afecta su productividad y creatividad.
Si no estás seguro de cuándo son tus “horas doradas”, hay algunas cosas que puedes hacer para descubrir cuáles son y encontrar tu propio horario de mayor productividad y eficiencia.
La buena noticia es que no necesitas trabajar con ningún tipo de fórmula compleja ni conectarte a un dispositivo de monitoreo de ondas cerebrales.
De hecho, es posible que ya tengas una idea de a qué hora del día tienes más facilidad para hacer las tareas pendientes que requieren concentración o creatividad.
De todos modos, puedes aprender mucho sobre tus propios ritmos circadianos (que son los que regulan los cambios en las características físicas y mentales que ocurren en el transcurso de un día), a través de una simple observación durante un día de trabajo típico, probando algo de esto:
Usa un registro de tiempo
Esto te dará datos valiosos sobre qué horas del día son aquellas en las que puedes realizar muchas más tareas.
Registra tus niveles de energía
Registra tu estado mental general durante diferentes momentos del día, lo cual te dará información valiosa.
Por ejemplo, es posible que notes que te sientes cansado y confuso repetidamente durante una o dos horas después de la hora del almuerzo, o que tengas momentos de lucidez extrema y creatividad a primera hora de la mañana.
La clave aquí es que un solo día no revelará mucho sobre tu horario de mayor poder resolutivo.
Tu objetivo es buscar períodos comunes a lo largo de un tiempo más prolongado, así que intenta realizar un seguimiento de tus niveles de energía y uso del tiempo, durante al menos dos o tres semanas.
Esto te brindará suficiente información para asegurarte que realmente estás identificando tus horas más productivas, y no solo sacando conclusiones de un día al azar, cuando es probable que tus niveles se deban a demasiadas tazas de café.
Pero el trabajo no termina aquí, ahora debes aprovechar al máximo tus “horas doradas”, ya que encontrar tu hora de máximo poder es importante, pero es solo una parte del proceso.
Una vez que hayas encontrado el o los períodos de mayor concentración y energía, debes descubrir cómo maximizarlos.
Recuerda que la productividad no se trata solo de administrar tu tiempo sino también tu energía, después de todo, el reloj puede decir que tienes tiempo suficiente para terminar una tarea, pero si tu cerebro no está en su mejor momento es probable que esa tarea no sea realizada en tiempo y forma, independientemente de cuánto tiempo teóricamente tengas para hacerla.
Es por eso que hay una regla de oro que debes aplicar a tu horario de máxima productividad y eficiencia: protégelo.
Debes hacer todo lo posible para reservar ese tiempo para tus tareas exigentes y para el trabajo que requiere todo tu poder mental y energía creativa.
Para hacer esto, hay una serie de estrategias que puedes usar, que incluyen:
Comenzar con un plan claro
No querrás perder un tiempo precioso averiguando en qué deberías estar trabajando.
Trata de crear tu lista de tareas pendientes e identifica sus prioridades y complejidad antes de tu hora estrella, para que, cuando llegue, estés listo para arremangarte y ponerte a trabajar.
Bloquear ese tiempo en tu calendario
Esto salvaguarda literalmente tu horario de máxima productividad y te ayuda a evitar programar reuniones y llenar ese bloque de tiempo con otros compromisos.
Además, evita que otras personas te pasen obligaciones en ese horario.
Evitar las distracciones
Un estudio encontró que puede llevar más de 23 minutos volver a concentrarse después de una distracción, lo que puede consumir rápidamente todo tu tiempo estrella, por lo tanto, cierra tu sesión de chat, pon tu teléfono en "no molestar", cierra las pestañas de tu correo electrónico, y cualquier otra cosa que necesites hacer para asegurarte de poder canalizar toda tu energía y atención en las tareas pendientes más demandantes.
Lo anterior te ayudará a maximizar tu tiempo altamente concentrado, pero ¿Qué pasa con el resto del día? ¿Se supone que debes levantar las manos y aceptar que serás casi inútil durante esas horas?
¡Nada de eso!
Solo se trata de asignar tus tiempos para cumplir mejor con tus responsabilidades.
Si tu horario de máxima alerta está dedicado al trabajo profundo que exige mucha de tu energía mental, esos otros períodos de tu día, cuando tu ritmo circadiano está en un descenso, pueden usarse para tareas como:
Responder correos electrónicos y administrar tu bandeja de entrada
Actualización de registros y limpieza de archivos.
Organizar tu calendario y tu lista de tareas pendientes
Cualquier otra tarea más repetitiva que se aplique a tu rol específico
Todavía harás bastante durante esos puntos bajos, sin llevar tu cerebro y tus niveles de energía más allá de sus límites.
Comprender cuándo tu cerebro está funcionando al máximo rendimiento y cuándo apenas avanza, puede ayudarte a administrar tu energía para que no solo puedas hacer más, sino sentirte mejor mientras lo haces.
Hay una cosa más importante a tener en cuenta: tu horario de oro no está escrito en piedra.
La energía es voluble y, al igual que las circunstancias de tu vida, tu tiempo de mayor concentración podría cambiar.
Continúa prestando mucha atención a lo que estás haciendo y cómo te sientes a lo largo del día, y, si lo que solían ser tus horas doradas ahora se ha convertido en un lastre constante, probablemente sea hora de volver a registrar tu tiempo y energía durante algunas semanas para ver cómo puedes ajustar tus horarios en consecuencia.
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