Mejores prácticas, ¿moda o necesidad?
- Daniel Sachi
- 13 mar
- 4 Min. de lectura
La duda que escucho cada semana
Directivos de distintos sectores me lo plantean constantemente: "¿Debemos formalizar procesos con alguna mejor práctica o seguimos como estamos, que nos va perfecto?"
Dicen que ISO 9001, Lean o Six Sigma son modas para colgar diplomas en la pared, y que a ellos "les iba bien así".
Mi respuesta siempre viene con una ceja levantada: "¿Bien comparado con qué?"
¡Porque el bienómetro universal aún no existe!
Ese aparato mágico que te dice si estás entre los mejores de tu industria o simplemente sobrevives mientras otros te pasan por encima.
Aquella reunión que lo cambió todo
En 2018 conocí al dueño de una empresa logística mediana. "Facturamos 30% más que el año pasado, ¿para qué mejores prácticas?" me dijo triunfal.
Pedí los datos reales: comparados con competidores directos, iban 15% por debajo del promedio del sector.
Miraban solo su pasado, ignorando el entorno competitivo.
Seis meses después, un cambio regulatorio los sacudió. Empresas con ISO 9001 certificada adaptaron procesos en semanas.
Ellos tardaron meses, perdieron contratos importantes y su "éxito" se desvaneció.
La lección fue brutal: "ir bien" sin comparación objetiva es autoengaño peligroso.
¿Qué números definen el "ir bien" real?
Cuando profundizamos en indicadores concretos, la historia cambia por completo:
Rotación de inventarios: ¿Tu mercadería se convierte en dinero más rápido que el promedio industrial?
Ciclo de caja: ¿Cuántos días tarda tu dinero en regresar comparado con el estándar del sector?
Tasa de defectos: ¿Qué porcentaje de entregas requiere corrección versus las mejores empresas?
Tiempo respuesta clientes: ¿24 horas o 24 días para atender solicitudes?
Estas métricas de Lean management y Six Sigma no son tendencia; son lo que separa líderes de supervivientes.
W. Edwards Deming, padre de la gestión de calidad moderna, lo dijo claro:
"En Dios confiamos, todos los demás deben traer datos".
Sin benchmarks, tu "éxito" es solo percepción.
La complacencia: la verdadera bomba de tiempo
Cuando "funciona" significa estar en peligro
El riesgo no está en adoptar mejores prácticas; está en creer que no las necesitas.
He visto empresas sólidas derrumbarse porque:
Falla un proveedor clave sin Plan B documentado.
Se va el empleado estrella llevándose el conocimiento del proceso crítico.
Cambia la demanda sin saber reasignar recursos rápidamente.
Aparece un competidor con operaciones 30% más eficientes.
La estandarización no es papeleo; es libertad para pensar en estrategia en vez de apagar fuegos diarios.
Los esquemas de mejores prácticas internacionales son muchos y para muchas áreas.
Algunos pocos ejemplos:
ITIL (Information technology Infraestructure Library) para las áreas de infraestructura tecnológica
Las normas ISO (International Standards Organization ) para calidad
PMI (Project Management Institute) para las áreas de proyecto
JIT (Just in Time) para minimización de stock de insumos en los procesos productivos
Kaizen para la mejora continua
Kanban en producción (usualmente considerado un subsistema del JIT)
Casos reales que muestran la diferencia
Una fábrica de autopartes facturaba adecuadamente, pero perdía contratos por retrasos.
Con Lean Manufacturing básico –mapeo de procesos, eliminación desperdicios, estandarización– redujeron tiempo de entrega de 18 a 6 días.
Ganaron tres contratos que antes perdían siempre.
Una distribuidora farmacéutica "iba bien" hasta que una auditoría regulatoria los paralizó tres meses.
Con BPM (Gestión por Procesos de Negocio), documentaron operaciones críticas y pasaron la siguiente auditoría perfecta, recuperando la confianza de sus clientes.
Cómo empezar con mejores prácticas sin complicarte
No hacen falta certificaciones caras, más aún, no necesitas certificar si tu mercado no lo exige, pero en 30 días logras cambios reales con estos pasos:
Benchmark inmediato: Compara tus 3 KPIs principales con promedios industriales.
Mapea lo esencial: Documenta solo tus 3 procesos que generan 80% de ingresos.
Estandariza básico: Checklists de una página para cada proceso crítico.
Mide antes/después: Registra línea base actual.
Revisa trimestralmente: Ajusta según resultados reales.
Beneficios que transforman tu operación
Formalizar lo esencial genera magia organizacional:
Tu equipo crea valor, no recuerda procedimientos.
Escalas sin perder calidad.
Atraes talento que busca operaciones serias.
Clientes confían más por consistencia.
Multiplicas valor para vender la empresa.
Preguntas clave para medir tu realidad actual
Evalúa honestamente el estado de tu organización con estas preguntas directas:
¿Conoces tu tiempo exacto de orden a cobro versus tus 3 principales competidores?
¿Tienes documentado cómo reemplazar a tu mejor vendedor si no viene mañana?
¿Entrenas nuevos empleados para ser productivos en 2 semanas máximo?
¿Qué pasa si tu proveedor principal quiebra? ¿Plan B escrito?
¿Tus últimos 5 clientes grandes te eligieron por precio o confiabilidad?
¿Cuánto dinero pierdes anualmente por errores evitables con checklists?
¿Tu equipo corrige errores o crea nuevo valor?
Conclusión definitiva: adaptarse o desaparecer
Las mejores prácticas –ISO 9001, Lean, Six Sigma, BPM– no son moda; son tu boleto para liderar o tu certificado de obsolescencia.
En un mundo donde todo cambia rápido, la estandarización inteligente es supervivencia empresarial pura.
Claro que hay nuevos métodos que surgen día a día, nuevos materiales, nuevos procesos, nuevos entornos, nuevas aptitudes, etc., por lo cual, uno siempre tiene la posibilidad de estar en ese 1% que quizás conforme la mejor práctica del mañana, pero intente no subestimar o desestimar lo ya hecho a nivel profesional en el mundo.
Por último, si aún así piensa ser innovador en los procesos, un consejo desde la experiencia, siempre es mejor tener todo ordenado y con procesos definidos y probados para poder poner foco en alguno y mejorarlo o redefinirlo, que intentar ser creativo inventando desde cero todos los procesos de su empresa.
Créame, realmente, no vale la pena.
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