Introducción
Desde las antiguas enseñanzas de la guerra hasta la aplicación de los modernos modelos de gestión, los expertos explican el aporte que el management puede hacer al objetivo de negociar de manera efectiva.
Cómo negociar
Saber cuándo ceder y cuándo ponerse firme, entender los procesos mentales de la otra parte, valorar los servicios de un mediador, y comprender que una concesión puede llevar a la victoria son parte del buen manejo de las negociaciones.
Para resolver cualquier conflicto, se debe ir hacia una situación de "ganar - ganar", porque una negociación no es un juego de suma cero. Es fundamental considerar los intereses de ambas partes y buscar puntos en común porque, si uno gana todo lo que el otro pierde, la relación termina.
Un buen negociador demuestra en primer lugar que el acuerdo que busca alcanzar es beneficioso para ambas partes.
Otro punto importante es que un buen negociador escucha y no juega sucio, porque las trampas, tarde o temprano, salen a la luz.
También es importante reconocer las emociones, pero hacerlas a un lado a la hora de negociar, para poder discutir sobre el problema, y no sobre quién tiene razón.
Es vital tomar el tiempo necesario para investigar el problema, conocer, comprender y ponerse en el lugar del otro y decidir cuál es la mejor acción a seguir, pero, para ello, es necesario liberarse de prejuicios, pues esto nos condiciona y nos impide abrirnos a opciones creativas e imaginativas.
En las organizaciones, los conflictos son difíciles de gestionar y afectan la calidad del trabajo, la producción, el tiempo y el dinero, por lo tanto, es fundamental generar negociaciones productivas.
Cómo no negociar
Las tácticas competitivas, son muy utilizadas, pero, la estrategia de pedir mucho sirve solo si después uno va a ceder.
Una opción aún más perniciosa es la negociación de oposición, consistente en "aniquilar al otro, verlo derrotado en el campo de batalla como si fuera el enemigo".
El peligro que encierra esto es lograr un triunfo o una victoria obtenidos con más daño del vencedor que del vencido, conseguido con mucho trabajo o por un margen muy pequeño o de poco valor, especialmente en proporción al esfuerzo realizado.
La teoría indica que la clave para evitar esto está en lograr dejar de lado creencias y posiciones preexistentes para avanzar hacia un modelo mental de cambio y adaptación que proponga un nuevo paradigma de repartición de valor entre las partes.
Este paradigma, debería basarse en una evaluación realista de escenarios de los cuales hay que considerar los impactos, para luego comparar las posibilidades abiertas.
Otro punto importante en este paso, es proponer un modelo superador, donde el objetivo de mínima sea limitar el daño a ambas partes y a terceros, para avanzar en un camino de consenso.
Hay que tener en claro, que, en un proceso en busca de un acuerdo, jamás hay que amenazar, y mucho menos no cumplir si se han hecho promesas.
También hay que ser conscientes, que el tiempo es un factor que desgasta, por lo que extenderlo no ayuda.
En esta etapa, es bueno llamar a la otra parte y solicitar dejar por escrito las demandas, para luego generar una discusión abierta y, si es necesario, contar con la intervención de un mediador para asegurar que las reglas de juego no sean modificadas después de exponer los argumentos.
Cómo prepararse
En toda negociación, está demostrado que quien mejor se prepara tiene mayores probabilidades de éxito.
Es recomendable entonces, usar herramientas de apoyo, como por ejemplo modelos simples de evaluación de alternativas.
Estos modelos dan la ventaja de poder diferenciar cuáles son las batallas importantes y cuáles se pueden perder a bajo costo.
Una preparación básica sería:
Construir un modelo económico cuantitativo y cualitativo para evaluar cómo las distintas opciones de solución impactan en los objetivos de las partes
Identificar y evaluar la Mejor Alternativa a un Acuerdo Negociado en inglés se llama BATNA: Best Alternative to a Negotiated Agreement)
Los participantes en una negociación deben fomentar la confianza y la credibilidad mutua mediante la empatía, la transparencia y el respeto.
Esto permitirá diseñar conjuntamente soluciones constructivas, con determinados pasos, por ejemplo:
Desarrollar planes serios y confiables, involucrando las capacidades correctas (recursos técnicos, humanos y económicos) al servicio del fin común acordado
Fijar metas parciales desafiantes, alcanzables en plazos ciertos, y poder reconocer así estos logros para fortalecer la convicción que el objetivo acordado es posible (Método SMART)
Incluir la flexibilidad necesaria en los planes que permitan maniobrar sin perder el rumbo.
Visto desde fuera
Cuando analizamos una negociación, como consultores, es importante distinguir entre los errores técnicos y profesionales relacionados con el uso de herramientas, y los errores derivados de la personalidad del negociador, que pueden influir en su forma de expresarse y en su capacidad para influir en los demás.
El estudio de la comunicación efectiva revela una relación entre estos tres elementos: mensaje, tono y gesto.
De estos, el aspecto gestual es el más relevante (55%), incluyendo la forma de mirar, pararse, moverse y gesticular con los brazos y las manos.
Lo segundo en importancia es el tono (38%) con su volumen, cadencia, calidez, etc.
Y, por último, el mensaje (7%) que puede cobrar mayor importancia cuando se espera una respuesta específica.
Por ello, en muchas ocasiones, los conflictos interpersonales son el resultado de problemas de comunicación entre las partes involucradas.
Como menciona William Ury, experto en negociación de Harvard, 'sin comunicación no hay negociación'.
"Muchos creen que una buena táctica es no prestar mucha atención a los argumentos de la otra parte, y no admitir ninguna legitimidad en su punto de vista. Un buen negociador hace exactamente lo contrario" – (Extraído del libro “Sí… ¡de acuerdo!” de Roger Fisher, William Ury, y Bruce Patton)
Puntos clave
Para lograr resultados beneficiosos para todos, ambas partes deben esforzarse por comprender las necesidades y deseos del otro, resolver los problemas tanto propios como ajenos, adoptar una actitud flexible en lugar de rígida, y enfocarse en aumentar el valor global (agrandar la torta).
En lo personal, estos son los conceptos que me ayudan a lograr acuerdos y potenciar los negocios en el día a día:
Voluntad para lograr un acuerdo
Comprensión de las diferencias de visión
Capacidad para ponerme en el lugar del otro
Disposición para encontrar una alternativa beneficiosa para ambas partes
Deseo de que la otra parte no se sienta o perciba derrotada
Actitud positiva permanente
Herramientas
Podemos revisar algunos aspectos de las herramientas de negociación usadas habitualmente:
Necesidad de generación de contextos colaborativos Cuando la relación se va de cauce, se transforma en una lucha más que en una negociación y, como bien se sabe, en las guerras no hay vencedores, todos pierden.
Manejo oportuno de estrategias Saber cuándo ceder, cuándo confrontar y cuándo dilatar, considerando los costos de cada opción.
Tener en claro el espectro de la negociación antes de negociar. Cuál es el límite superior (la máxima aspiración) y cuál es el inferior (la mínima aceptable) en función a las alternativas al no acuerdo.
Argumentar a partir de criterios de legitimidad y no enunciar argumentos arbitrarios o apreciaciones personales.
Evitar la espiral de defensa-ataque
Negociación en base a posiciones versus negociación en base a intereses ¿Son los intereses tan diferentes como lo son las posiciones de ambas partes? ¿Qué es interés y qué es posición?
Negociar en base a la generación conjunta de opciones de acuerdo, en tanto se quiera acordar. Para esto, es bueno separar la faz de generación creativa de opciones, de la de calificación y selección de la mejor opción.
No condicionar la posibilidad de acuerdo. Ser parte de la solución y no del problema o los obstáculos. Dejar siempre un puente tendido.
Entender que la comunicación transforma el contexto de la negociación. "Podrán olvidar qué dijiste, pero nunca olvidarán cómo los hiciste sentir".
Mantener una perspectiva amplia. ¿Alguna de las partes logró visualizar todo lo comprometido? En retrospectiva ¿ambas partes harían lo mismo? ¿Cuánto de lo hecho fue el resultado de una planificación previa? “La resolución de conflictos rara vez tiene que ver con quien tiene razón, sino con el reconocimiento de las diferencias.” Thomas Crum
Preguntas sobre cómo negocias
¿Estás buscando un resultado que beneficie a ambas partes o estás enfocado únicamente en obtener ventajas para ti mismo?
¿Estás dispuesto a ceder en algunos aspectos para lograr un acuerdo mutuamente satisfactorio, o estás aferrado a tus propias posiciones sin considerar las necesidades de la otra parte?
¿Estás abierto a escuchar y comprender los puntos de vista y las necesidades de la otra parte, o estás más centrado en defender tus propias ideas y opiniones?
¿Estás dispuesto a explorar opciones creativas y encontrar soluciones que aumenten el valor global, o te limitas a buscar una solución que beneficie únicamente a tu lado?
¿Estás dispuesto a establecer una comunicación abierta y constructiva con la otra parte, o te enfocas en la confrontación y en tratar de ganar a toda costa?
Si tus respuestas están más acordes con la segunda alternativa de las preguntas, entonces podemos ayudarte mucho a ser un mejor negociador.
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